Documentos para Inventário Extrajudicial: Guia Completo

Conforme estabelece o artigo 610, parágrafo primeiro, do Código de Processo Civil, a partilha de bens por escritura pública é facultada aos herdeiros maiores e capazes que estejam de comum acordo sobre a divisão do patrimônio. O prazo regular para instauração da sucessão é de dois meses a contar da data do óbito, conforme prevê o artigo 611 do CPC. A inobservância desse período não impede a realização da partilha em cartório, mas pode acarretar sanções tributárias aplicadas pelas Secretarias da Fazenda dos Estados.

No Estado de São Paulo, por exemplo, a Lei Estadual 10.705/2000 determina que o atraso na declaração e abertura do inventário sujeita os sucessores a uma multa de 10% sobre o valor do ITCMD, que é elevada para 20% caso o atraso ultrapasse 180 dias. Adicionalmente, o acompanhamento por profissional da advocacia é exigência expressa do artigo 610, parágrafo segundo, do CPC. O advogado atua na elaboração da minuta de partilha, na conferência dos quinhões hereditários e no acolhimento das normas do direito das sucessões.

• Consenso integral entre todos os herdeiros
• Capacidade civil plenas dos interessados
• Prazo de 60 dias para evitar penalidades do ITCMD
• Presença obrigatória de advogado ou defensor público

A regularidade do procedimento notarial tem início com a correta identificação e comprovação do estado civil e da inexistência de impedimentos do falecido. É indispensável apresentar a certidão de óbito original e atualizada, emitida pelo Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais, além de documento oficial de identidade com foto (RG ou CNH) e do comprovante do número de inscrição no CPF.

Para comprovação do estado civil, exige-se a certidão de nascimento se o autor da herança era solteiro, ou a certidão de casamento atualizada com as devidas averbações (como divórcio ou separação) expedida nos últimos 90 dias. Se mantinha união estável, deve-se juntar a escritura pública ou sentença declaratória correspondente. No âmbito nacional, é obrigatória a juntada da Certidão Negativa de Testamento emitida pela CENSEC (Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados), comprovando que o de cujus não deixou ato de última vontade gravado nos livros notariais.

Todos os interessados no inventário, sejam herdeiros legítimos, testamentários ou meeiro(a), precisam apresentar documentação pessoal de identificação física ou digital com validação legal. São exigidos RG e CPF, comprovante de residência recente e certidões que comprovem o estado civil atualizado em até 90 dias. Para os herdeiros casados ou em união estável, a documentação se estende ao cônjuge ou companheiro.

Nos casos de matrimonialidade dos herdeiros, é necessário apresentar a certidão de casamento atualizada, juntamente com a cópia da certidão do pacto antenupcial registrada no Cartório de Registro de Imóveis, se o regime de bens for o da separação convencional ou comunhão universal. A qualificação precisa é fundamental para que o tabelião delimite o direito à meação, o qual não se confunde com a herança propriamente dita, conforme orienta o artigo 1.829 do Código Civil. Se alguma das partes for representada por procurador, a procuração deve ser elaborada por instrumento público, com poderes específicos para a outorga da escritura e validade recente.

A comprovação dos haveres transmitidos exige a apresentação de certidões relativas a todos os bens do de cujus. Para bens imóveis urbanos, deve-se apresentar a certidão de matrícula atualizada com negativa de ônus e alienações, emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis competente há menos de 30 dias. Exige-se também o carnê do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) do ano corrente para aferição do valor venal de referência, ou a Certidão de Valor Venal emitida pela Prefeitura Municipal.

Quando o acervo englobar imóveis rurais, a documentação abrange a certidão de matrícula atualizada, o Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) devidamente quitado, a prova de inscrição no Cadastro Ambiental Rural (CAR) e as declarações do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (ITR) relativas aos últimos cinco anos. No tocante aos bens móveis e créditos, devem ser apresentados os documentos de registro de veículos (CRLV), extratos de contas bancárias e aplicações com saldo na data do óbito, bem como o contrato social e balanço patrimonial nos casos de quotas de sociedades empresárias.

• Imóvel Urbano: Matrícula atualizada (30 dias) e Certidão de Valor Venal / IPTU
• Imóvel Rural: Matrícula, CCIR, CAR e certidão do ITR dos últimos 5 anos
• Veículos: CRLV atualizado e avaliação de mercado (Tabela FIPE)
• Saldos e Ativos Financeiros: Extrato bancário consolidado na data do óbito
• Empresas: Contrato social consolidado e balanço patrimonial

O patrimônio transmitido responde integralmente pelas obrigações e encargos do falecido, conforme disciplina o artigo 1.997 do Código Civil. Dessa forma, para resguardar os herdeiros e terceiros, o Tabelionato de Notas exige a comprovação da inexistência de débitos fiscais em nome do de cujus em todas as esferas do Poder Público.

É imperativa a apresentação da Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (emitiu pela Receita Federal em conjunto com a PGFN), acompanhada das Certidões Negativas de Débitos Estaduais e Municipais. As certidões tributárias municipais e de IPTU devem abranger o local do último domicílio do falecido e os municípios onde estejam situados os imóveis inventariados. Certidões de distribuição de ações cíveis, criminais e trabalhistas (CNDT) também integram o rol para demonstrar a higidez do ato.

A formalização do inventário extrajudicial gera custos tributários e emolumentos notariais e registrais. O Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD) é o tributo estadual cobrado sobre a transferência de propriedade por herança. As alíquotas variam em geral entre 2% e 8% sobre a base de cálculo dos bens, de acordo com as faixas de valor e a legislação vigente no Estado de localização do imóvel ou do último domicílio do falecido.

A declaração do imposto deve ser preenchida nos sistemas da Secretaria da Fazenda Estadual respectiva, culminando no recolhimento ou no reconhecimento judicial/administrativo de isenção. Já os emolumentos devidos ao Tabelionato de Notas e ao Registro de Imóveis são fixados por tabelas estaduais regulamentadas pelos Tribunais de Justiça. Os valores oscilam por faixas conforme o montante total do acervo hereditário, garantindo previsibilidade e custo sensivelmente menor quando comparado às custas do processo judicial.